Selectietraject nieuw ERP-systeem, eerste stap naar meer
Het was een maandag middenin coronatijd en Skopos-directeur Gerrit Vixseboxse werkte als enige op kantoor. De bel ging en er stond een man voor de deur, die wilde kennismaken. Gerrit stond echter op het punt een Teams-meeting in te gaan en vertelde hem dus dat het op dat moment niet uitkwam. “Nou, dan loop je een hele mooie opdracht mis!”, riep de man terwijl hij wegliep. Die man was Marc Wegter, Managing Director en destijds ook nog eigenaar van Wegter Grootverbruik.
(Nog) niet klaar voor de toekomst
Na zijn meeting heeft Gerrit Marc meteen gebeld en nog diezelfde middag zaten ze samen aan tafel. Vixseboxse: “Marc vertelde me dat hun logistieke processen niet goed waren ingeregeld. Ook was de ondersteunende automatisering verouderd: het bedrijf draaide al sinds 1992 met hetzelfde ERP-systeem op een AS400-server met ‘oost-Duitse schermen’. De beperkingen van dit systeem hielden bovendien de groeiambities van Wegter tegen. Concreter gezegd: met dit systeem konden ze de toekomst niet in.”
Een nieuw ERP-systeem, een no-brainer
“Waar we ons vroeger alleen richtten op het grootverbruik binnen de professionele markt, leveren we nu ook steeds meer aan consumenten. Dat gebeurt via bijvoorbeeld bol.com, Amazon, Blokker, Xenos en onze eigen webshops”, vertelt Guy Wegter. Hij was tijdens de eerste kennismaking nog Commercial Director bij Wegter, maar heeft begin 2023 het stokje overgenomen van vader Marc. “Onze positie in de waardeketen is dus volledig veranderd. De komende jaren willen we die positie verder verstevigen én onze groei doorzetten. Dat we een nieuw ERP-systeem nodig hadden om dat waar te kunnen maken, was een no-brainer. Bovendien maakte het oude systeem ons door de ouderwetse programmeertaal kwetsbaar. Onze IT-manager Bert ‘spreekt’ deze taal nog, maar de jongere generatie IT’ers niet. Tijd voor een moderniseringsslag dus.”
Bijna klaar voor de toekomst
Alle processen in kaart
Skopos’ senior adviseur Erik Huttema werd aangesteld als lead consultant. “Samen met een financieel consultant en een technische IT-specialist ben ik gestart met een proces- en informatieanalyse – ons blauwdruktraject – om de huidige situatie én de gewenste situatie vast te stellen. In verschillende workshops hebben we de processen binnen en tussen alle afdelingen in kaart gebracht, denk aan verkoop, planning, logistiek, assortimentsbeheer, inkoop en finance. Het doel: zorgen dat er een gestandaardiseerd en beheersbaar proces in het nieuwe ERP-systeem komt te staan. Al snel kwamen we erachter dat de medewerkers bij Wegter heel vaardig zijn in hun werk, maar weinig ervaring hebben met processen en systemen. We hebben ze daarom meegenomen in onze wereld van procesverbetering en hebben ze ook laten zien hoe een ERP-systeem helpt om processen te verbeteren. Dat laatste hebben we onder meer gedaan door een algemene demo van een modern ERP-pakket te geven. Je weet immers niet wat je niet weet, als je het moderne ERP-concept niet kent. Dat opende de ogen.”
Een blauwdruktraject met impact
“Dit hele traject was enorm waardevol en heeft ons geholpen om ons bedrijf én de processen erin beter te begrijpen”, vertelt Wegter. “Een kanttekening is er wel. Tijdens het traject hadden we nog niet door wat de impact ervan zou zijn. We hadden onvoldoende door dat hierdoor de hele bedrijfsvoering op de schop gaat. Die transformatie hebben we dus onderschat, net als de reactie van onze mensen hierop. Sommigen werken al jarenlang bij ons en doen ook al jarenlang dingen op dezelfde manier. Voor die mensen verandert hun hele wereld – bomen zijn straks ineens niet meer bruin met groen. Maar het blauwdruktraject heeft ons absoluut geholpen in het vervolgtraject: het kiezen van ons nieuwe ERP-pakket.”
Keuze voor SAP Business One
Tijdens de pakketselectie heeft Skopos een long list en vervolgens een short list opgesteld. Huttema: “Uiteindelijk is voor SAP Business One gekozen, een systeem dat functioneel sterk genoeg is en dat wereldwijd door duizenden bedrijven gebruikt wordt. Die zekerheid past goed bij Wegter. Voor de implementatie is de keuze vervolgens gevallen op een jarenlange relatie van Marc, namelijk JIS Nederland BV. Het doel is dat Wegter op 1 oktober 2023 live gaat met SAP Business One.” “Daar moet nog wel flink wat voor gebeuren, ook intern”, vult Wegter aan. “Sommige mensen omarmen de overgang naar het nieuwe systeem volledig en bekijken online alle how-to-video’s van SAP Business One. Anderen vinden het nu nog vooral een last dat ze een nieuw systeem moeten testen en leren. Het is ook niet niks om na zoveel jaar over te stappen naar een nieuwe manier van werken.”
Slim koppelen
Hoe langer Skopos en Wegter samenwerkten, hoe breder het vraagstuk van Wegter werd. Vixseboxse en Huttema vertellen: “Tijdens de ERP-pakketselectie bleek dat Wegter ook niet langer tevreden was over hun bestaande e-commercesysteem. Daarom is Wegter overgestapt naar BigCommerce, in combinatie met Lightspeed voor één van de kleinere webshops. Om een einde te maken aan het versnipperde applicatielandschap hebben wij vervolgens voorgesteld om een integratieplatform as a service (iPaaS) te realiseren. Dit is een cloudoplossing die door middel van slimme koppelingen gespecialiseerde applicaties met elkaar verbindt. Om het juiste iPaaS te selecteren, hebben onze in house specialisten een selectietraject uitgevoerd.”
Een future-proof applicatielandschap dankzij Skopos
“Inmiddels zijn we live met het iPaaS van Celigo. Alle applicaties die we gebruiken, koppelen nu op dezelfde manier met elkaar”, vertelt Wegter. “Het is fijn dat we in dit hele traject Skopos aan onze zijde hadden. Want… ERP-selectie? iPaaS? Wij hebben er geen kaas van gegeten. Het is roekeloos als je het alleen probeert uit te zoeken. Bovendien heeft het blauwdruktraject bewezen dat we in onze bedrijfsprocessen nog veel winst konden behalen. Dankzij Skopos is ons applicatielandschap straks écht future-proof.”
