De zoektocht naar een ideaal ERP-pakket: "Uitbesteden wat je zelf niet goed kunt"

Uitbesteden wat je zelf niet (goed) kunt

Zoals veel klanten kwam ook Wajer Yachts via-via bij Skopos terecht. “Bernard Meuleman, Director Finance bij Wajer, hoorde in 2019 van een relatie van hem goede verhalen over ons. Zo is het balletje gaan rollen”, vertelt Skopos-directeur Ruud Haring. “Uitbesteden wat je zelf niet (goed) kunt, is bij ons het credo”, vult Altenburg aan. Daarom wilden we graag een partner met ervaring in zowel het selectieproces als de implementatie – Skopos dus. Skopos heeft eerst een blauwdruk van onze hele organisatie gemaakt, oftewel: een beschrijving van onze processen zoals nieuwbouw, het winteronderhoud en de zomeractiviteiten van onze buitenlandse hubs.”

Een uitgebreide voorbereiding

Haring gaat verder: “We hebben een proces- en informatieanalyse uitgevoerd en onderzocht wat voor ieder proces de verbeterpunten waren. Voor Wajer Super Yachts in Lemmer – een nieuw bedrijf binnen de Wajer-groep waar nog geen processen voor beschreven waren – hebben we op basis van onze eigen best practices samen met Wajer een procesbeschrijving gemaakt. Vervolgens hebben we ook Wajers functionele behoeften in kaart gebracht. We hebben de ERP-selectie dus uitgebreid voorbereid, om uiteindelijk de juiste keuze te kunnen maken. Want als je het doet, moet je het goed doen.”

Alle onderdelen afdekken

“Op basis van de blauwdruk is eerst voor Wajer Super Yachts een ERP-pakket gekozen: Isah”, vertelt Eric te Velthuis, senior adviseur bij Skopos. “Wajer Super Yachts produceert het nieuwste Wajer-model, de Wajer 77. Door dit nieuwe product én de snelle groei was hier de noodzaak voor een ERP-systeem het grootst. In eerste instantie dachten we dat Isah ook Wajer-breed ingezet kon worden, maar het is toch anders gelopen. In de blauwdrukfase is namelijk een beeld ontwikkeld van een koppeling tussen verkoop, configuratie, projecten, productie, finance, onderhoud en operations. Er was dus een pakket nodig dat bedrijfsbreed alle onderdelen kon afdekken en dat gezien de internationale aanwezigheid ook internationale requirements kon afdekken. Zo is een shortlist van drie ERP-pakketten ontstaan.”

In processen denken, in plaats van in domeinen

Uiteindelijk is de keuze gevallen op Microsoft Dynamics 365 F&O in combinatie met CE. Sinds 1 oktober 2022 draaien het nieuwbouwproces (productie en finance) en het winteronderhoud van de hoofdvestiging in Heeg op dit ERP-systeem. Skopos heeft het projectmanagement richting de livegang opgepakt, naar volle tevredenheid van Altenburg: “De implementatie van nieuwe software is iets wat je makkelijk onderschat, ondanks een goede voorbereiding. Een stevige projectleider met een volledig mandaat is dan essentieel voor het slagen.” Te Velthuis vult aan: “Onze partner 9altitudes heeft de implementatie van Dynamics 365 verzorgd, en in de rol van projectmanager heb ik in dat traject de belangen van Wajer behartigd. Belangrijk, want de software moest dusdanig geconfigureerd worden dat mensen er goed mee kunnen werken. Ook heb ik er met behulp van changemanagement voor gezorgd dat zowel de key-users als het MT de nieuwe manier van werken hebben omarmd. Software implementeren is namelijk ook een cultuurverandering. De key-users denken nu écht in processen in plaats van in eigen domeinen. Van de leercurve die zij op dit gebied door zijn gegaan, gaat Wajer Yachts in de toekomst veel plezier hebben.”

Mooie resultaten

“Ik ben heel blij met wat er nu staat en wat ons dit nu oplevert”, aldus Altenburg. “Processen zijn nu beter ondersteund, waardoor medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken in plaats van op het bijwerken van spreadsheets. Ook zijn we af van veel handmatige taken én zijn de werkzaamheden van de verschillende afdelingen geïntegreerd, denk aan verkoop, inkoop en het magazijn. Onze organisatie functioneert efficiënter én we hebben onze kosten beter onder controle. Het zijn mooie resultaten waar ook onze klanten iets van gaan merken.”