United Business Care (UBC) kiest met Skopos voor zekerheid
United Business Care (UBC) wilde de automatisering naar een hoger niveau tillen, om zo verdere groei mogelijk te maken. Met drie verschillende bedrijven en activiteiten verspreid over vier Europese landen was de wens duidelijk: één ERP-pakket voor de hele organisatie. Voor deze ingrijpende verandering vertrouwde UBC op de expertise van Skopos.
“UBC heeft groeiambities en om die waar te maken, wilden ze alle bedrijfsonderdelen op één systeem laten draaien”, begint Skopos-directeur Ruud Haring. “Voorheen werkten ze namelijk met losse systemen die niet met elkaar communiceerden. Een geïntegreerd systeem is dan fundament voor procesoptimalisatie en verdere groei.”
“Ons motto is de klant ontzien”, vult Bert Reijnen aan, financial director bij UBC. “Hoe beter wij informatie aan de klant kunnen verstrekken, hoe sterker wij ons kunnen positioneren ten opzichte van concurrenten. Ons financiële pakket werd op die manier al goed benut, maar er was geen samenspraak met andere systemen in de organisatie. Zo ontstond onze vraag naar één nieuw ERP-pakket voor onze hele organisatie.”
De volgende stap in jouw digitale transformatie zetten? Neem contact op!
Contact opnemenIntegraal denken is de sleutel
“Als je overstapt naar nieuwe ERP-software zónder eerst je processen goed onder de loep te nemen, loop je het risico dat je inefficiënte processen implementeert. Daarom hebben we Skopos ingeschakeld”, gaat Reijnen verder. De eerste stap? Blauwdrukworkshops onder leiding van senior adviseur Jasper Plantinga. Reijnen is enthousiast over de aanpak: “Dit hadden we absoluut niet zelf gekund. Met hun jarenlange ervaring weet Skopos precies welke methodieken werken en hoe je tot het gewenste resultaat komt. Bij de workshops waren sleutelspelers aanwezig die de processen in onze organisatie door en door kennen. Skopos stimuleerde hen om in integrale processen te denken.”
Afdelingsoverstijgend processen optimaliseren
“In de workshops hebben we samen met Skopos knelpunten in onze manier van werken geïdentificeerd”, vervolgt Reijnen. “We werken bijvoorbeeld nog veel met Excel. Voor de ene medewerker is een bepaald Excel-bestand output, voor de ander input. Wat voor impact heeft het proces van de één dan op de ander? Door stap voor stap door alle processen heen te lopen, hebben we verbeterpunten ontdekt en afdelingsoverstijgend onze processen kunnen optimaliseren. Zo is een gewenste future state ontstaan.”
Van short list naar pakketkeuze
Na het opstellen van de blauwdruk volgde de ERP-selectie. Ook dit had UBC volgens Reijnen niet zonder Skopos gekund. “Er zijn zóveel pakketten beschikbaar – zelfs de eerste, grove selectie is al lastig”, aldus Reijnen. “Skopos heeft ons leven makkelijker gemaakt door het voortouw te nemen in het opstellen van de shortlist, gebaseerd op de vastgestelde future state en requirements. Daarnaast is de meerwaarde van Skopos dat zij je steeds een spiegel voorhouden en ook écht op de requirements toetsen. Dat houdt je scherp in de gesprekken met implementatiepartners.” Haring vult aan: “We zijn betrokken geweest bij het hele traject: van het uitwerken van democases en de request for proposal tot de workshops en evaluaties. Uiteindelijk kwam Xibis, een implementatiepartner van Infor LN, als beste uit de bus. Vervolgens hebben we de onderhandelingen met Xibis en Infor LN begeleid en samen het projectplan opgesteld.”
Contractering met oog voor detail
Skopos’ begeleiding tijdens de contractering bleek van grote waarde. “Als het vijf voor twaalf is en je een pakketkeuze wilt maken, bestaat de kans dat je te grote sprongen maakt en risico’s verkeerd inschat”, zegt Reijnen. “Skopos heeft ons geholpen om dat te voorkomen, onder meer door verantwoordelijkheden contractueel vast te leggen. Ook is vastgelegd hoe we in het implementatietraject met onze partners samenwerken. Zonder ondersteuning van Skopos was dit nooit zo helder op papier gekomen.”
Vol vertrouwen implementeren
Op het moment van schrijven, februari 2025, is de implementatie van de nieuwe ERP-software in volle gang. Reijnen: “De implementatie doen we zelf, maar we nemen de lessen mee die we in het voortraject van Skopos hebben geleerd. Eén van die lessen is dat we niet achteraf moeten praten, maar vooraf moeten sturen.” Reijnens belangrijkste tip voor andere organisaties? “Denk niet dat je het allemaal zelf kunt en wees niet bang om hulp te vragen.
Als je met een onafhankelijke, ervaren partij als Skopos samenwerkt, heb je een veel grotere zekerheid dat je in één keer slaagt.”
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw IT-landschap?
Wij denken graag met je mee in een vrijblijvend gesprek. Neem vandaag nog contact met ons op via het contactformulier hieronder of bel naar (085) 7731 831
