"Skopos heeft ons geholpen om slimme keuzes te maken"

Mifa Aluminium implementeert succesvol een nieuw ERP-systeem

Na 25 jaar trouwe dienst was het bij Mifa Aluminium B.V., onderdeel van de beursgenoteerde onderneming Aalberts, tijd voor vernieuwing van het ERP-systeem. Met de ondersteuning van Skopos heeft Mifa deze digitale transformatie tot een succes weten te maken.

Mifa is specialist in aluminium extrusie profielen. Het Venlose bedrijf produceert compleet afgewerkte precisie producten met maattoleranties vanaf ± 0,02 mm. Binnen Nederland én Europa zijn er bijna geen andere aluminium extrusie bedrijven die zich kunnen meten met deze nauwkeurigheid. “Ik ken Skopos al heel lang”, begint Ronald Logtens, finance director bij Mifa. “Een jaar of tien geleden heeft Skopos-directeur Gerrit Vixseboxse bij ons een IT-landschappen-inventarisatie gedaan. Zijn analyse en aanpak was spot on. Toen we naar een nieuw ERP-systeem zochten, was er dan ook geen enkele discussie over wie we als externe partner zouden aanhaken.”

Van verkenning naar concrete plannen

“Vanaf 2016 hebben we eerst zelf een tiental ERP-partijen uitgenodigd, om een beetje gevoel te krijgen bij wat er in de markt verkrijgbaar was”, vertelt Logtens. “Na alle presentaties hebben we een shortlist gemaakt van drie pakketten die volgens ons geschikt zouden zijn. Daarna hebben we in 2018 een blauwdruk laten maken door Skopos, om zo al onze bedrijfsprocessen tot in detail in kaart te brengen. We wilden namelijk weten wat we écht nodig hadden én wat een nieuw systeem ons kon brengen. Vervolgens kwam in 2019 het zusterbedrijf Surface Treatment onder ons management. Daardoor kwam er nog een doelstelling bij. Surface Treatment werkte met een Duits maatwerkpakket, dat we niet in ons oude ERP-systeem wilden integreren. De bijvangst van de implementatie van het nieuwe ERP-pakket was de verdere integratie van de twee bedrijven. Onder meer door covid heeft het project vervolgens een tijdje stilgelegen. Na covid hebben we met Skopos een fit gap-analyse gedaan op de drie pakketten van onze short list. SAP viel voor ons af, zowel IFS als Microsoft Dynamics voldeden. Uiteindelijk hebben we voor Dynamics gekozen.”

Een gedegen voorbereiding

“De volgende stap was het vinden van de juiste implementatiepartner”, vult Eric te Velthuis aan. Hij is senior adviseur bij Skopos. “We hebben Mifa in die zoektocht begeleid en uiteindelijk is de keuze op Fellowmind gevallen. Vervolgens hebben we de tijd genomen om de implementatie goed voor te bereiden. We hebben eerst de blauwdruk nog eens onder de loep genomen – die was immers al een paar jaar oud. Ook hebben we uitgewerkt wat in welke fase opgeleverd moest worden, wat de key users moesten doen én wat er wanneer van hen werd verwacht. Deze uitgebreide voorbereiding heeft voor veel efficiency verderop in het project gezorgd.” “Daarnaast hebben we vier bedrijfsprocessen geselecteerd die Mifa écht Mifa maken”, vult Logtens aan. “We wilden namelijk aan de voorzijde alvast wat zekerheid inbouwen. Daarom hebben we onze vier meest cruciale processen in Dynamics al volledig ingericht. Toen die goed draaiden, konden we met zekerheid zeggen dat dit pakket voor ons de juiste keuze was. En bovendien konden we zo uitsluiten dat er later in het project maatwerk nodig zou zijn.”

Een gezamenlijke ambitie

Als projectleider werkte Te Velthuis nauw samen met de key-users en de product owner en bewaakte hij het proces. Logtens: “Dat deed hij op een goede manier en met flinke toewijding – streng, maar rechtvaardig. Iedereen is druk, dus om het overzicht te bewaren is die externe begeleiding essentieel. Als ‘leek’ weet je bovendien ook niet waar je op moet letten. Eric nam waardevolle ervaring uit andere projecten mee. Voor de stuurgroep hebben we verder Gerrit gevraagd, die ons met zijn kennis van zaken en door steeds kritische vragen te stellen heeft geholpen om slimme keuzes te maken. Wij, Skopos en Fellowmind hadden de gezamenlijke ambitie om binnen de vooraf gestelde tijd en budget onze implementatie te laten slagen. En dat is gelukt!”

Succesvolle livegang na spannende eindsprint

“Wel was de eindsprint nog even spannend”, blikt Logtens terug. “De key user die verantwoordelijk was voor de data-migratie kreeg een andere baan. Dat was schrikken, maar uiteindelijk hebben we met de extra inzet van Skopos de achterstand weg kunnen werken om klaar te zijn voor de finale data-migratie. Na een zorgvuldige afweging samen met al onze partners hebben we de keuze gemaakt om op 21 mei 2024 live te gaan. We hebben geen noemenswaardige problemen gehad en wat er nog wel moest gebeuren, hebben we snel opgelost. Ik spreek dan ook van een succesvolle livegang.”

De status na zes maanden

Te Velthuis: “Mijn inzet zou stoppen na de livegang, maar uiteindelijk heb ik de opstart van fase twee van het project ook nog begeleid. Tot november 2024 ben ik betrokken geweest. Daarna zat onze taak als Skopos erop. De key users zitten wel nog steeds in hun projectrol, en dat zorgt voor continuïteit.” Logtens concludeert: “De samenwerking met Skopos is vanaf dag één goed geweest. Het contact is bij vlagen zakelijk en formeel, maar altijd menselijk – heel prettig. Ook is er veel respect naar elkaar toe en luisteren ze bij Skopos goed naar onze behoeften. Wat ons nieuwe ERP-systeem betreft: je merkt nu pas, een half jaar na livegang, dat mensen de software geadopteerd hebben. Het duurt langer dan verwacht voordat mensen gewend zijn aan een nieuw systeem. Maar we zien nu dat het soepeler en gemakkelijker gaat en kijken dan ook met een goed gevoel uit naar de toekomst.”

Ook succesvol transformeren?

Wil je eens vrijblijvend van gedachten wisselen over het IT-landschap in jouw organisatie? Neem dan vandaag nog contact met ons op! Dat kan via onderstaande knop naar het contactformulier of telefonisch via (085) 7731 831

Vraag een adviesgesprek aan