Nieuw ERP systeem houdt de lijnen kort
In een klein bedrijf valt veel op ‘gevoel’ te sturen, maar naarmate een organisatie groeit, verandert dit. Afstanden worden – soms letterlijk – groter en daardoor neemt het belang van informatiesystemen toe. Een mooi voorbeeld is Kees Smit Tuinmeubelen. Het van oorsprong Almelose familiebedrijf heeft inmiddels een landelijke reputatie opgebouwd als dé tuinmeubelenspecialist bij uitstek.
Kortere lijnen door nieuw ERP systeem
Het grootste aanbod, de laagste prijs en de beste service
Met deze drie factoren valt de ontwikkeling van Kees Smit Tuinmeubelen van regionale speler tot landelijk A-merk goed te verklaren. Vooral sinds de opening van een tweede showroom (in Amersfoort) en de keuze om meer in te zetten op online verkoop, inmiddels zo’n vijf jaar geleden, gaat het hard. Dat groei niet ten koste hoeft te gaan van klantgerichtheid, bewijst de tuinmeubelenspecialist. Op het onafhankelijke platform voor webshops Kiyoh geven bijna 12.000 consumenten gemiddeld een 9,3 als rapportcijfer.
Oud systeem rem op groei
De uitdaging was om een systeem te vinden waarmee het hele traject, van verkoop tot en met facturering en service, papierloos kon verlopen. Hiervoor werd een leverancier gevonden. Ook werd duidelijk dat een intensief implementatietraject risicovol was gezien de tijdsdruk en erg veel zou vergen van de organisatie. Daarop werd besloten Skopos in te schakelen. “Een keuze die we achteraf liever eerder hadden gemaakt”, aldus Smit. “Want dan zit je in een eerder stadium met elkaar aan tafel en dan hadden we met hulp van Skopos meer waterdichte contractuele afspraken kunnen maken met de leverancier.” Het plan was daarom nu om allereerst de soms vage formuleringen in het contract meer specifiek te maken en daarna het systeem goed te implementeren.
Race tegen de klok
Uiteindelijk is het gelukt om binnen enkele maanden de implementatie af te ronden. Spannend werd het nog wel even. “In december stonden we voor een keuze: de invoering een maand uitstellen of nog een jaar met het oude systeem draaien. We hebben gekozen voor het nieuwe systeem, want anders zou iedereen nóg een jaar met het oude systeem bezig zijn en zouden we het traject in september weer moeten oppakken met honderd nieuwe wensen.”
Nieuw systeem is omslag in werken
Het nieuwe systeem brengt voor Kees Smit Tuinmeubelen een omslag in werken met zich mee. “Het is een stressvol jaar geweest en we hebben best veel gevraagd van onze medewerkers. We moeten nu veel meer vastleggen in onze systemen, maar dat was ook nodig. We willen ook niet meer terug. Zo werkt de verkoop nu met een app in plaats van met handgeschreven bonnen. Vroeger moest een andere afdeling dat allemaal handmatig in het systeem verwerken, met alle foutgevoeligheden die daarbij komen kijken. Nu gaat het in één keer goed.” De klant heeft hier ook veel plezier van, denkt Smit. “Soms moet deze aan de balie nog even wachten totdat alle gegevens juist zijn ingevoerd, maar daardoor kunnen we deze wel beter helpen bij een volgende bestelling of als er later problemen ontstaan met een product. We zijn nog steeds een klantgericht bedrijf, maar het gaat nu allemaal net iets doordachter dan vroeger.”
“We gaan samen de tweede fase in”
Als écht familiebedrijf is saamhorigheid altijd een groot goed geweest bij Kees Smit Tuinmeubelen. Lange tijd werd veel op gevoel gedaan. “Dat kon ook, want je kreeg alles mee. Alle verkopers en planners werkten bijvoorbeeld op één locatie. Nu we groter zijn – in de zomer meer dan tweehonderd medewerkers – en op verschillende locaties werken, gaat dat niet meer. We moeten dus meer op de feiten en cijfers managen, overigens zonder ons gevoel helemaal uit te schakelen. En de informatie daarvoor moet uit ons automatiseringssysteem komen. Skopos heeft ons daar heel goed mee geholpen. Het is een zeer deskundige partij voor begeleiding bij de implementatie van ERP-software, waar men nuchter met ons meedenkt. Daarin vinden wij elkaar.” Na de implementatie van het nieuwe ERP-systeem is het nu tijd om te optimaliseren. Smit kijkt er vol vertrouwen naar uit. “We gaan nu samen de tweede fase in. Ik hoop dat het ERP-systeem nu wel staat voor de komende jaren, maar als bedrijf in ontwikkeling vind ik dat je een informatiesysteem jaarlijks moet toetsen en kritisch moet blijven. Als je dat doet, kun je jezelf blijven verbeteren en processen efficiënter inrichten.”
Voor welke uitdaging sta jij?
Wil je eens vrijblijvend sparren over de kansen voor kortere lijnen en meer efficiëntie binnen jouw bedrijf? Neem dan vandaag nog contact met ons op via het formulier op deze pagina of bel ons via 085 – 7731 831.
